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【リモートワーカー必見】メール・チャットの一言にこだわりを持とう

おなやみくん
リモートワークしてると、社内のやりとりがメールやチャット主体になります。文章でのコミュニケーションで意識することはありますか?

そんな疑問に回答します。

 

本記事を書いている僕は、コロナショックを機にリモートワークをし始めていて、今現在も家やカフェで仕事をするスタイルを継続しています。

緊急事態宣言からなので、約7ヶ月ほどのリモートワーク歴となります。

そんな僕が、この半年ちょっとで特に感じたリモートワークにおける文章でのコミュニケーションについて話していきます。

 

本記事を読むと以下のことがわかるようになります。

  • メール・チャットの一言にこだわりを持つことの大切さ
  • メールで意識すべきコミュニケーションのコツ3選
  • チャットで意識すべきコミュニケーションのコツ3選

 

「メール・チャットでのコミュニケーションが苦手だ」

「文章で自分の伝えたいことがうまく伝わらない」

という方は、ぜひ最後までご覧ください。

【リモートワーカー必見】メール・チャットの一言にこだわりを持とう

先日こんなツイートをしました。

こちらの内容を深掘りしていきます。

言語情報で伝わるのはたったの【7%】

【メラビアンの法則】というものがあります。

 

メラビアンの法則とは・・・

メラビアンの法則は、1971年にカリフォルニア大学ロサンゼルス校の心理学者であるアルバート・メラビアンが提唱した概念です。

「感情や気持ちを伝えるコミュニケーションをとる際、どんな情報に基づいて印象が決定されるのか」ということを検証したもので、その割合が示されました。

引用元:あしたの人事Online

 

コミュニケーションで伝わる情報の割合は以下の通りです。

  • 視覚情報:55%
  • 聴覚情報:38%
  • 言語情報:7%

普段僕たちが誰かと会話する際に、相手に伝わるのは外見や身振り・手振りなどの視覚情報がもっとも多く、その次に聴覚情報・言語情報と続きます。

ついつい「どんなことを話したらいいか?」「何を言えば伝わるか?」と僕たちは意識してしまいがちですが、それら言語情報はたったの7%しかないということなんです。

これは最初知った時にかなり驚きました。

 

でも思い返してみると、こんなことってありませんか?

  • 言葉巧みに良い言葉を使うけど、機械的で情熱が伝わらない人
  • たどたどしくて何を言ってるかわからないけど、一生懸命さが伝わる人

この2人同時に営業を受けたとしたら、どちらのセールスマンから物を買おうと思うでしょうか?

いろんな意見があると思いますが、僕はかなりの高い確率で後者から買うことが多いです。

 

それだけ言葉よりも、情熱の部分や一生懸命な部分に人の心は動かされるんです。

ひとつの気遣いで変わるコミュニケーション

『コミュニケーションのコツ』と聞くと、さぞや難しいことをしなければならないかと思ってしまいがちですがそんなことはありません。

【たったひとつの気遣い】だけでコミュニケーションは格段に円滑に進むようになります。

 

”専門知識”や”巧みな話術”よりも、目の前の人のことを本当に心から思っての行動のほうが圧倒的に大切です。

ここからは特にリモートワークの人向けに、メールとチャットでのコミュニケーションのコツを伝えていきます。

メールでのコツ3つと、チャットでのコツ3つは、僕自身が仕事をしていく中で実際に大切だと感じたものを厳選しています。

 

ぜひご自身のお仕事に当てはめて、参考にしながら実践していただければと思います。

メールで意識すべきコミュニケーションのコツ3選

まずはメールで意識すべきコミュニケーションのコツからです。

最近はメールを利用する機会が減った人も多いでしょうけど、まだしばらく無くなりそうもありません。

古いコミュニケーションツールになりつつありますが、意識すべきことはたくさんあります。

正直コツは3つどころじゃないのですが、リモートワークする上でのコツを厳選してお伝えします。

1.感謝を言葉にする

リモートワークになって特に感じることが多くなりましたが、たった7%しか伝わらない文章だからこそ【感謝を言葉にする】を意識してみてください。

社外とのやりとりは気遣いもすることが多いでしょうけど、社内のコミュニケーションは冷たくなってる人が多数です、

ちょっとした意識の変化で、特に社内のコミュニケーションはかなり円滑に進みます。

 

大前提として、メールの先にいるのは一人の人間です。

  • ありがとうございます。
  • 助かりました。

といった言葉が入ってるだけで、受け手はかなり気持ちよく仕事することができます。

 

身近にいる人とのコミュニケーションほど雑になってしまいがちです。

しかし身近な人というのはやりとりが多い人でもあるので、ここのコミュニケーションが円滑になることは自分の仕事の質にもかなりの影響を与えていくでしょう。

ぜひ意識してみてください。

2.件名で伝えたいことがわかるようにする

2つ目のコツは、【件名で伝えたいことがわかるようにする】ということです。

件名というのは、本文で伝えたいことを端的にまとめておくと良いでしょう。

 

逆に、件名を見ても本文の内容がイメージできないものは避けるべきです。

例を交えて解説していきますね。

ダメな例

こんな件名をつけている人はソッコー変えてください。

  • お疲れ様です
  • 1点伝え忘れていました
  • 昨日話した件について

上記のような件名を見ても、内容はまったくわかりませんよね?

メール本文を開かなければ伝わらないような件名は、相手に余計な手間をかけさせていると反省すべきです。

こういう人には、

【件名を疎かにするものはメールする資格なし】

と、僕が勝手に考えた名言っぽい言葉を送ります(笑)

良い例

逆に、「こんな件名だとわかりやすい」という例をいくつか紹介します。

  • 【報告】〇月×日の作業内容について
  • △△△会社との会議資料印刷依頼
  • □□□の資料送付(★月★日時点)

ポイントはいくつかあるのですが、5W1Hのいずれかを意識するというのがわかりやすいコツです。

「何を伝えたいのか」
「どうしてほしいのか」
「いつの話なのか」
などが考えられた件名だと、見る側も本文を開く前からなんとなく内容がわかった状態になります。

これ、本当に、めちゃくちゃ大事です!

ちっちゃいことなんですが、意外とできてない人が多いように思いますので注意してみてください。

3.結論から書く

3つ目のコツは文章術の基本中の基本ですが、【結論から書く】ということです。

これは長年あらゆるところでこすられまくったコツですが、やっぱりそれだけ大事なんです。

 

日々お仕事でいろんな人とメールをしていると、「で、けっきょく何をしてほしいの?」って感じるメールを送ってくる人は少なくありません。

何かを依頼したいのか、お礼のメールなのか、日程調整をしたいのか、議論をしたいのか、などなどメールには目的があります。

 

送信前に改めて『何を伝えたいのか』がわかるかどうか見直して下さい。

目的が冒頭にあると、お互いの認識相違も防げるので、結論から書く文章を心がけましょう。

チャットで意識すべきコミュニケーションのコツ3選

メールで意識すべきコミュニケーションのコツについて話してきましたが、最近ではやはりチャットツールを使う人も増えてきています。

CharWork(チャットワーク)Slack(スラック)あたりが代表的なツールだと思いますので、これらを使う時のコツをまとめてみました。

 

メールとは違う、チャットならではの気をつけるべきポイントがありますので、よかったら参考にしてみてください。

1.リアクションをする

チャットにはリアクション機能というものがあります。

メモ

チャットワークでいうとこれです!

 

「了解しました」「確認しました」みたいな一言だけ返信する場合、メールだと送らない場合もあったりするでしょう。

メールだと相手にわざわざ開くという手間をかけさせることになるので、特に何もなければ送らないこともあります。

しかしチャットの場合、リアクション機能を使ってスタンプするだけでもいいから反応をすることをオススメします。

 

可愛い絵文字でリアクションできるので、ビジネスという少し堅い場で使用すると和みます。

Slackの場合はリアクションで使用できるスタンプをカスタマイズできるので、おもしろい画像を使ってスタンプを増やすなんてのもアリです。

2.「お疲れ様です」は不要

気軽にコミュニケーションできるのがチャットの良いところです。

メールだと文頭は「お疲れ様です。」「お世話になっております。」などの一言がマナーとなっていますが、チャットではこれらは不要です。

 

要件を端的に、スピード感をもってコミュニケーションできるのがチャットの特徴です。

挨拶を冒頭に入れたい気持ちはわかりますが、ほとんどの場合これらは無くても問題ないでしょう。

いきなり本題、いきなり要件を相手に伝えることを意識しましょう。

3.メンションする

チャットは、部署や案件などの組織単位にチャットグループが設定されていることがほとんどです。

自分宛じゃない内容も行きかうことが増えるので、わかりやすいように伝えたい相手をメンションするようにしましょう。

 

メンションとは、メッセージにおいて相手を指定する機能のことです。

メモ

※チャットワークの場合

こんな感じで送信相手を指定すると、送り先の相手に通知が行くようになります(相手側の設定状況にもよります)。

伝達漏れや認識のずれを減らすためにも、メンションをすることを忘れずに行いましょう。

まとめ

今回は『【リモートワーカー必見】メール・チャットの一言にこだわりを持とう』というテーマでお届けしました。

なかなか思いの部分が伝わらず、冷たい印象になりがちな文章です。

たった一言意識するだけで相手に与える印象は大きく変わります。

 

リモートワークの場合は特に、社外はもちろん社内のコミュニケーションで気遣いをしていきましょう。

メールの場合、チャットの場合それぞれについて、コミュニケーションで意識すべきコツについても触れました。

最後にまとめておきます。

メールで意識すべきコミュニケーションのコツ3選

  1. 感謝を言葉にする
  2. 件名で伝えたいことがわかるようにする
  3. 結論から書く

チャットで意識すべきコミュニケーションのコツ3選

  1. リアクションをする
  2. 「お疲れ様です」は不要
  3. メンションする

これらをしっかり意識して、リモートワークが多い今だからこそライバルに差を付けちゃいましょう。

 

本記事は以上となります。

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